[[image:wiki-handen.jpg::right:1]]有各种各样的工具可以改善组织中的知识共享。在这篇超长周末文章中，我将讨论电子邮件、内联网和文档管理系统的局限性以及维基百科可以提供的可能性。最后，我将对三种 wiki 工具进行评论：Socialtext、Jotspot 和 Wetpaint。
我们都知道了解组织内正在发生的事情的最佳地点和时间。那是在咖啡机旁和午餐时间。知识共享在这里自然而然地发生。但是你不能和每个人一起吃午饭，而且每天喝完 10 杯咖啡后你就不会再去自动售货机了。这就是为什么组织拥有正式和非正式（ICT）系统来实现这种知识共享<
这是基于项目的灵活组织中常见的抱怨。项目结束了，人也走了，没有人再知道为什么做出某些选择，达成了哪些协议，没有任何文件，电子邮件也消失了。这就是我在我的博客Lunaticthought上撰写一系列有关知识管理和维基的（英文）文章的原因。核心问题是：
工具
一个（知识处理）组织需要什么工具来确保信息能够被整个组织使用而不是消失呢？
在我的博客的这篇文章中，我将讨论为什么电子邮件如此受欢迎，以及为什么内部网、文档管理系统和在线协作工具不能为知识管理问题提供完整的解决方案。最终，我得出结论：wiki 是解决此问题的主要方案，因为它将简单性和可用性与可访问性、上下文和可搜索性结合在一起。但维基百科最重要的特点是整个组织的知识共享成为群体协作的结果。
Frankwatching 上的这篇文章首先描述了传统的知识共享方式及其为何还不够完善，然后讨论了 wiki 更适合的特点，最后对Socialtext、Jotspot和Wetpaint进行了回顾。我评估不同系统的主要标准是知识共享是否和咖啡机版本一样容易并且收益一样多。
传统方式（1）：电子邮件
对于知识工作者来说，最重要的工具是电子邮件。Central Desktop 是一家基于 Wiki 的项目管理/协作软件提供商，该公司的Isaac Garcia列举了以下电子邮件成功的关键点：
电子邮件易于理解
电子邮件是通用的
可以从任何地方访问电子邮件
电子邮件可以得到良好的管理和配置
可搜索电子邮件
电子邮件需要你的关注
电子邮件有效
但是，电子邮件对于组织中的知识保留和知识共享来说仍然是一场灾难！只需看看电子邮件的以下特点：
电子邮件是短暂的。它很容易被送掉，就像它很容易被送走一样。
电子邮件针对的是有限的群体，而不是整个组织。
电子邮件可以搜索，但效果通常很差。微软在 Outlook 中内置了速度极慢且无法操作的搜索功能，给企业带来了数百万美元的成本。只有桌面搜索程序才能改善这种情况。
由于公司规定邮箱不能大于 X 兆字节，电子邮件正在消失。在这样做的时候，IT 部门忘记了拥有三个月的邮件也意味着公司拥有三个月的记忆：受管制的记忆丧失。
其结果是，组织中的许多知识在与组织中的其他人适当共享之前就消失了，更不用说在其他人后来注意到它之前了。
传统方式（2）：企业内部网
每一家有自尊心的公司近年来都建设了公司内部网。它基本上已经成为通讯部门的管辖范围，通讯部门负责管理修改内容的密钥（密码）。关于如何传递内容、谁应该签署等整个程序都已经制定好了。最后，内联网主要变成了一堆旧的、不定期更新的页面，上面有电话号码、组织结构图、会议记录和程序。您经常会发现关于作品内容的很少的信息。你可能会想；为什么组织内的所有知识工作者都不更新该网站？原因如下：
这是额外的工作。内联网上的内容不是知识工作者完成其工作成果，而是有人通过额外工作来传递内容并为内联网构建内容。
这是为他人执行的活动；不是为了自己的项目，不是为了自己的直接同事，而是为了“其他人”。
投资没有回报。受益的是组织的其他成员，内容创建者本人却很少注意到这种好处。用Jamie Zawinski的话来说：它不会让你得到满足。
媒介即是信息。当前的内联网结构方式不适合直接从 Word 中剪切和粘贴文本。因此，文本必须适合内联网
将某些内容放到内，因为只有选定的小组才被允许进行更改。例如：我用Word写了一周的日记。然后我把它发送给了负责内联网这部分的人，她发布了它。
提供信息的人早已去世、搬走、被解雇、离开、压力大、退休、失去兴趣或领取残疾福利。
内联网已经成为一本大年鉴，其中包含电话簿、流程、部门和项目。比纸质版本更容易分发，但实用性相同。
内部网本应为知识工作者的工作提供便利，但他们并没有利用内部网来支持自己的工作，也没有支持他人的工作。
内部网是供职员部门使用的。他们确实使用内联网来使他们的工作和其他人的工作变得更加 华人海外非洲数据 容易。他们在那里发布有关程序、表格等的信息，以便基层部门不会因为每件小事而去打扰他们。对于员工部门来说，内联网节省了时间并简化了他们的工作。
传统方式（3）：文档管理系统
文档管理系统 (DMS) 也变得非常流行。造成这种情况的重要原因是政府的《档案法》和企业界的《萨班斯—奥克斯利法案》/《巴塞尔法案》。所写的一切都应该进入 DMS，然后组织的其他成员就可以找到。对于想要替换部门硬盘、以数字方式存储收到的邮件以及管理内部和发送文件的最终版本的组织来说，它们非常有用。然而，作为知识管理工具，它们的效果并不好。这是因为它们旨在管理和存储文档，而不是鼓励知识共享。我对将文档管理系统作为知识管理工具的主要反对意见如下：
使用树结构代替网状结构来创建顺序。
文件夹（目录）的组织方式与档案的工作方式类似。然而，背景来自于内容，而并不总是来自于位置。该位置是最低公分母的结果，是一个任意的决定或选择，与做出该决定的人的工作环境有关，而不是未来用户的工作环境。
有些 DMS 不允许用户自己创建文件夹结构。这确保了文档被挤进结构中，而不是结构跟随文档。
有时会选择请求每个文档的元信息。这很有趣，直到你尝试一天不发送电子邮件为止。即使每封电子邮件只花 30 秒的时间，要求也太多了。
将您的文件放入系统并不会带来太大的奖励。如果幸运的话，文档将始终自动存在，但放置文档通常需要额外的步骤，因此至少部分数据将不会包含在内。